Muchas veces surge la duda sobre la diferencia entre domicilio social y el domicilio fiscal. A la hora de constituir una sociedad e iniciar su actividad hay que tener un domicilio social y uno fiscal, ambos son necesarios. Aunque en muchas ocasiones coinciden, no necesariamente tiene que ser así. No hay que confundirlos ya que aportan diferente información a diferentes destinatarios.
La diferencia entre el domicilio social y el fiscal es algo que afecta a las sociedades de capital y que no siempre se percibe con suficiente claridad. Tanto el domicilio social como el domicilio fiscal vienen definidos por leyes distintas. La ley de Sociedades de Capital define el primero y la ley General Tributaria el segundo.
Las personas jurídicas y entidades, así como las personas físicas que sean empresarios o profesionales, deben comunicar estos datos de localización y sus variaciones.
¿Qué es el domicilio social?
El domicilio social es algo exclusivo de las empresas, los autónomos no tienen por qué tenerlo. Cuando se constituye una sociedad mercantil se fija un domicilio social que figura en la escritura otorgada ante notario. Una vez inscrita en el Registro Mercantil cualquier interesado podrá localizar la empresa puesto que el domicilio social será público.
El domicilio social no es aleatorio. La Ley de Sociedades de Capital lo define como:
«el lugar en que se halle el centro de su efectiva administración y dirección, o en el que radique su principal establecimiento o explotación”.
Esto significa que debe existir una relación entre el lugar designado como domicilio social y el desarrollo de la actividad empresarial. El domicilio social es el lugar donde se administra y se dirige la empresa y no tiene por qué coincidir con el de la tienda o establecimiento comercial, si lo tuviera. Si el domicilio social publicado por el Registro Mercantil no atendiera a esta realidad, podría considerarse como tal el domicilio fiscal.
La ubicación del domicilio social es importante a muchos efectos: determina el Registro Mercantil donde corresponde inscribir la sociedad; los Juzgados competentes para asuntos legales; la Delegación Tributaria y la normativa local o autonómica aplicable; atribuye la localización para la celebración de las Juntas de Socios o Consejos de Administración. Por ello es muy importante elegirlo bien, ya que solo se podrá cambiar mediante escritura pública que después tendremos que enviar al Registro Mercantil y a la Agencia Tributaria.
¿Qué es el domicilio fiscal?
Mientras que el domicilio social es una referencia solo para empresas o sociedades, el domicilio fiscal es común a autónomos y sociedades. La Agencia Tributaria – así como la Seguridad Social – ha de tener conocimiento de ambos a fin de proveer el Número de Identificación Fiscal a la empresa.
El domicilio fiscal, a diferencia del social, no figura en los estatutos de la sociedad ni es de dominio público. No se recoge mediante escritura pública y su cambio se realiza de modo sencillo con la cumplimentación del modelo 036 de comunicación censal.
Se trata del lugar designado para relacionarse y rendir cuentas al fisco, donde se reciben las notificaciones de Hacienda y donde se pagan los impuestos. Con carácter general, el domicilio fiscal del contribuyente informa de la residencia fiscal y, por tanto, del sistema fiscal aplicable; de la oficina tributaria de adscripción del contribuyente; del lugar para la práctica de notificaciones y del lugar físico concreto declarado y vinculante para el obligado tributario a efectos de procedimientos administrativos y del control fiscal.
La Ley General Tributaria, define el domicilio fiscal como:
el lugar de localización del obligado tributario en sus relaciones con la Administración Tributaria
y, a continuación, concreta las reglas de determinación. El domicilio fiscal a los efectos tributarios será:
- Para las personas naturales o físicas, el domicilio fiscal será el de su residencia habitual; y precisa que si la persona natural o física desarrolla principalmente actividades económicas, la administración tributaria podrá considerar como domicilio fiscal el lugar donde esté efectivamente centralizada la gestión administrativa y la dirección de las actividades desarrolladas (para que Hacienda considere que el domicilio fiscal del autónomo es el de la actividad será necesario que más de la mitad de los rendimientos del año anterior procedan de actividades económicas o bien este requisito se haya cumplido en los tres años anteriores.).
- El domicilio fiscal de las personas jurídicas y entidades residentes en territorio español será el de su domicilio social, siempre que en él esté efectivamente centralizada la gestión administrativa y la dirección de sus negocios. En otro caso, se atenderá al lugar en que se realice dicha gestión o dirección. En los supuestos en que no pueda establecerse el lugar del domicilio fiscal, de acuerdo con los criterios anteriores, prevalecerá aquél donde radique el mayor valor del inmovilizado.
Las personas jurídicas o entidades no residentes en territorio español tendrán su domicilio fiscal en España, a efectos del cumplimiento de sus obligaciones tributarias:
- Cuando operen en España a través de establecimiento permanente, en el lugar en que radique la efectiva gestión administrativa y la dirección de sus negocios en España. En el supuesto en que no pueda establecerse el lugar del domicilio fiscal de acuerdo con el criterio anterior, prevalecerá aquel en el que radique el mayor valor del inmovilizado.
- Cuando obtengan rentas derivadas de bienes inmuebles, en el domicilio fiscal del representante y, en su defecto, en el lugar de situación del inmueble correspondiente.
- En los restantes casos, en el domicilio fiscal del representante o, en su defecto, en el del responsable solidario.
¿Qué es el domicilio comercial?
El domicilio comercial, también llamado postal, constituye aquella que se establece de cara al público. Ofrece una determinada imagen comercial y no tiene que coincidir con los dos anteriores. Es habitual que empresas de una comunidad autónoma dispongan de un domicilio comercial en otra para llegar a más clientes, o que microempresas y autónomos que utilizan la vivienda para trabajar, utilicen un domicilio comercial diferente para favorecer una imagen más profesional.
Se trata pues de un concepto desprovisto de todas las implicaciones de las direcciones social y fiscal. Esta domiciliación es aquella que podemos usar de cara al público, una dirección física usada por ejemplo para poder recibir visitas de clientes, la dirección que se pone en las tarjetas de negocios y/o también la que se da para recibir la correspondencia de la empresa.
¿Qué domicilio debe figurar en las facturas?
La factura no solamente tiene valor comercial, sino que además tiene valor fiscal. Administrativamente, para que una factura pueda deducirse, el domicilio válido es el domicilio fiscal. Por lo tanto, es la dirección fiscal la que hay que poner en las facturas.
En cuanto a los autónomos en particular, recordemos lo señalado en el apartado anterior, que el domicilio fiscal será el de su residencia habitual. Por norma general, los autónomos hacen constar la dirección donde residen como su domicilio fiscal, así que será esta la que indicaremos en las facturas. El problema surge cuando no queremos dar a conocer nuestro domicilio habitual y/o queremos facturar con otra dirección de un local en el que ejercemos la actividad (taller, local, punto de venta, etc.). Si cambiamos la dirección de facturación por otra diferente a la fiscal resultará que las facturas no serán deducibles. Para evitar perder este derecho, debemos previamente declarar ese local como afecto a la actividad para que la Agencia Tributaria admita como deducibles todos los gastos que se generan en el mismo. Así, la Agencia Tributaria tendrá conocimiento de cuál es nuestro local/domicilio de actividad y podremos facturar con esa dirección diferente a la vivienda habitual de residencia que se había declarado como domicilio fiscal.
Por lo que respecta a las empresas, nuevamente es el domicilio fiscal el que deberemos colocar en las facturas. Aunque si la empresa cuenta con uno o varios locales en las facturas deberá indicarse, también, la sede de la actividad o del establecimiento al que se refieran las operaciones que se documenten en la factura si es relevante para el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Es decir, en las facturas deberemos hacer constar la dirección fiscal y la dirección de facturación, que será el local donde se suministren las mercancías.
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