There is often confusion about the difference between a registered address and a fiscal address. When establishing a company and starting its activities, both a registered address and a fiscal address are required. Although they often coincide, this is not always the case. It is important not to confuse them as they provide different information to different recipients.
The difference between the registered address and the fiscal address is something that affects capital companies and is not always clear. The registered address and the fiscal address are defined by different laws. The Companies Act defines the former, while the General Tax Law defines the latter.
Legal entities and individuals who are self-employed or professionals must communicate this location information and any changes to it.
What is the registered address?
The registered address is exclusive to companies; self-employed individuals do not necessarily have one. When a commercial company is established, a registered address is determined and stated in the deed executed before a notary public. Once registered in the Commercial Registry , anyone interested can locate the company as the registered address is public. el domicilio social será público.
The registered address is not random. The Companies Act defines it as:
"the place where the effective management and control of the company is located, or where its principal establishment or operation is located."
This means that there must be a connection between the designated registered address and the company's business activities. The registered address is where the company is managed and directed and does not have to coincide with the location of the store or commercial establishment, if applicable. If the registered address published by the Commercial Registry does not correspond to this reality, the fiscal address could be considered as such.
The location of the registered address is important for many purposes: it determines the Commercial Registry where the company should be registered, the competent courts for legal matters, the Tax Office, and the applicable local or regional regulations. It also determines the location for holding Shareholders' Meetings or Board of Directors meetings. Therefore, it is essential to choose it wisely since it can only be changed through a public deed that must subsequently be sent to the Commercial Registry and the Tax Agency.
What is the fiscal address?
While the registered address is only relevant for companies, the fiscal address applies to both self-employed individuals and companies. The Tax Agency, as well as the Social Security Administration, need to be aware of both addresses in order to provide the Tax Identification Number (NIF) to the company.
Unlike the registered address, the fiscal address is not included in the company's articles of incorporation, and it is not public information. It is not recorded through a public deed, and its change can be easily done by completing the 036 census communication form.
The fiscal address is the designated location for tax-related communication and reporting, where tax notifications are received and taxes are paid . Generally, the taxpayer's fiscal address indicates their tax residence and, therefore, the applicable tax system. It also determines the tax office del contribuyente; del lugar para la to which the taxpayer is assigned for notifications and serves as the official physical address for the taxpayer in administrative procedures and tax control.
The General Tax Law, defines the fiscal address as:
the place where the taxpayer is located in their relations with the Tax Administration
It then specifies the rules for determination. The fiscal address, for tax purposes, will be:
- For individuals, the fiscal address is their habitual residence. However, if an individual mainly carries out economic activities, the tax authorities may consider the place where the administrative management and direction of the activities are effectively centralized as the fiscal address (for the tax authorities to consider the self-employed individual's fiscal address as the location of the activity, more than half of the income from the previous year must come from economic activities, or this requirement must have been met in the previous three years).
- El domicilio fiscal de las personas jurídicas y entidades residentes en territorio español será el de su domicilio social, siempre que en él esté efectivamente centralizada la gestión administrativa y la dirección de sus negocios. En otro caso, se atenderá al lugar en que se realice dicha gestión o dirección. En los supuestos en que no pueda establecerse el lugar del domicilio fiscal, de acuerdo con los criterios anteriores, prevalecerá aquél donde radique el mayor valor del inmovilizado.
The personas jurídicas o entidades no residentes en territorio español tendrán su domicilio fiscal en España, a efectos del cumplimiento de sus obligaciones tributarias:
- Cuando operen en España a través de establecimiento permanente, en el lugar en que radique la efectiva gestión administrativa y la dirección de sus negocios en España. En el supuesto en que no pueda establecerse el lugar del domicilio fiscal de acuerdo con el criterio anterior, prevalecerá aquel en el que radique el mayor valor del inmovilizado.
- Cuando obtengan rentas derivadas de bienes inmuebles, en el domicilio fiscal del representante y, en su defecto, en el lugar de situación del inmueble correspondiente.
- En los restantes casos, en el domicilio fiscal del representante o, en su defecto, en el del responsable solidario.
¿Qué es el domicilio comercial?
The domicilio comercial, también llamado postal, constituye aquella que se establece de cara al público. Ofrece una determinada imagen comercial y no tiene que coincidir con los dos anteriores. Es habitual que empresas de una comunidad autónoma dispongan de un domicilio comercial en otra para llegar a más clientes, o que microempresas y autónomos que utilizan la vivienda para trabajar, utilicen un domicilio comercial diferente para favorecer una imagen más profesional.
Se trata pues de un concepto desprovisto de todas las implicaciones de las direcciones social y fiscal. Esta domiciliación es aquella que podemos usar de cara al público, una dirección física usada por ejemplo para poder recibir visitas de clientes, la dirección que se pone en las tarjetas de negocios y/o también la que se da para recibir la correspondencia de la empresa.
¿Qué domicilio debe figurar en las facturas?
La factura no solamente tiene valor comercial, sino que además tiene valor fiscal. Administrativamente, para que una factura pueda deducirse, el domicilio válido es el domicilio fiscal. Por lo tanto, es la dirección fiscal la que hay que poner en las facturas.
En cuanto a los autónomos en particular, recordemos lo señalado en el apartado anterior, que el domicilio fiscal será el de su residencia habitual. Por norma general, los autónomos hacen constar la dirección donde residen como su domicilio fiscal, así que será esta la que indicaremos en las facturas. El problema surge cuando no queremos dar a conocer nuestro domicilio habitual y/o queremos facturar con otra dirección de un local en el que ejercemos la actividad (taller, local, punto de venta, etc.). Si cambiamos la dirección de facturación por otra diferente a la fiscal resultará que las facturas no serán deducibles. Para evitar perder este derecho, debemos previamente declarar ese local como afecto a la actividad para que la Agencia Tributaria admita como deducibles todos los gastos que se generan en el mismo. Así, la Agencia Tributaria tendrá conocimiento de cuál es nuestro local/domicilio de actividad y podremos facturar con esa dirección diferente a la vivienda habitual de residencia que se había declarado como domicilio fiscal.
Por lo que respecta a las empresas, nuevamente es el domicilio fiscal el que deberemos colocar en las facturas. Aunque si la empresa cuenta con uno o varios locales en las facturas deberá indicarse, también, la sede de la actividad o del establecimiento al que se refieran las operaciones que se documenten en la factura si es relevante para el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Es decir, en las facturas deberemos hacer constar la dirección fiscal y la dirección de facturación, que será el local donde se suministren las mercancías.
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